Nebenkostenabrechnung: Diese häufigen Fehler machen sie ungültig
Wer seine Nebenkostenabrechnung genau prüft, kann sich damit viel Geld sparen – zahlreiche Abrechnungen sind nämlich fehlerhaft. Hier erfahrt Ihr, worauf Ihr achten solltet.
Post vom Vermieter zu bekommen, ist derzeit besonders schmerzhaft: in den Betriebskostenabrechnungen, auch Nebenkostenabrechnung genannt, werden oft hohe Nachzahlungen wegen gestiegener Gas- und Ölpreisen und der Inflation gefordert. Die meisten beißen dann einfach die Zähne zusammen und bezahlen die Forderungen, ohne die Abrechnung genauer zu überprüfen.
Aber: Zahlreiche Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft und damit ungültig, entweder aufgrund formeller oder inhaltlicher Faktoren. Die Mieterhilfe e.V. schreibt, dass sich über 83 Prozent der bei ihnen eingereichten Nebenkostenabrechnungen als falsch herausstellen. Um zu vermeiden, dass Euch Kosten aufgebrummt werden, die Ihr nicht zu zahlen habt, lohnt sich also ein genauerer Blick. Hier erfahrt Ihr, was Eure Vermieter abrechnen dürfen und was nicht – und was die häufigsten Fehler sind, die Vermieter in Nebenkostenabrechnungen begehen.
Welche Nebenkosten darf der Vermieter abrechnen?
Nebenkosten bzw. Betriebskosten sind Kosten, die neben der Miete entstehen. Aber nicht alle Kosten dürfen vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden. Nicht erlaubt ist es, Verwaltungskosten – also zum Beispiel Kosten für eine Hausverwaltung, oder Kosten für andere Angestellte, die beispielsweise den Jahresabschluss prüfen – sowie Reparaturkosten, auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten genannt, auf die Mieter abzuwälzen (Paragraf 1 Absatz 2 Betriebskostenverordnung).
Insgesamt 17 Posten werden in der Betriebskostenverordnung als zulässige Betriebskosten aufgeführt, also Kosten, die der Vermieter dem Mieter überlassen darf:
- Öffentliche Lasten: Das betrifft vor allem die Grundsteuer, der der Vermieter auf die Mieter umlegen darf. Ein Sonderfall sind aber Wohnhäuser mit Gewerbeeinheiten. Die Grundsteuer für Gewerbe ist höher als die für Wohnraum. In diesem Fall muss der Vermieter die Grundsteuer erst kürzen, bevor er sie auf die Privatmieter umlegt. Selbiges gilt bei Wohnhäusern mit Parkplätzen, wenn nicht jeder Mieter einen Parkplatz hat.
- Wasserversorgung: Dazu zählen Verbrauchskosten, Grundgebühr, aber auch Wartungskosten, Kosten für den Betrieb des Zählers sowie Kosten der Abrechnung.
- Entwässerungskosten
- Heizung: Das entspricht Kosten des Zentralheizungsbetriebs plus Abgasanlage und Eichkosten. Wird ein Haus mit Fernwärme beheizt, kann der Vermieter die Kosten für die Lieferung umlegen. Bei Gasetagenheizungen muss der Mieter für Reinigungs- und Wartungskosten aufkommen.
- Warmwasser: Auch hier müssen Betriebskosten, bzw. Reinigungs- und Wartungskosten für Warmwassergeräte vom Mieter getragen werden.
- Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen: Das betrifft Gebäude, die von einer zentralen Anlage versorgt werden. Brennstoffkosten darf der Vermieter ansetzen.
- Aufzug: Alle Betriebskosten für einen Aufzug können in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden. Ausnahme: Reparaturkosten. Wenn ein Vollwartungsvertrag mit einer Firma besteht, muss der Vermieter 30 bis 50 Prozent der Kosten herausrechnen, da ein solcher Vertrag auch Reparaturen inkludiert.
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Laufende Kosten dafür muss der Mieter bezahlen. Ausnahmen gelten möglicherweise für Sperrmüll-, Gartenabfall- oder Schuttabfuhr oder für Entrümpelung. Da diese Kosten nur gelegentlich und nicht regelmäßig anfallen, dürfen diese nur umgelegt werden, wenn sie keinem konkreten Verursacher zugeordnet werden können.
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Dazu zählen beispielsweise Kosten für eine Reinigungsfirma oder einen Kammerjäger. Wenn der Hausmeister putzt, werden diese Kosten direkt unter dem Kostenpunkt „Hauswart“ abgerechnet – der Vermieter darf sie nicht zwei Mal ansetzen.
- Gartenpflege: Auch hier gilt: übernimmt diese Arbeit der Hausmeister, darf sie nur einmal abgerechnet werden.
- Beleuchtungskosten: Nur für gemeinschaftlich genutzte Bereiche.
- Schornsteinfegerkosten
- Sach- und Haftpflichtversicherungskosten
- Personalkosten für einen Hausmeister: Der Lohn darf aufgeführt werden, Kosten für von ihm durchgeführte Reparaturen im Einzelnen aber nicht. Selbiges gilt für Kosten für Verwaltungstätigkeiten.
- Kosten für Kabel-, bzw. Antennenanschlüsse: Hierfür fallen in der Regel monatliche Grundgebühren an, die der Mieter zu tragen hat.
- Kosten für einen Waschkeller: Dazu zählen Strom- und Wasserkosten (insofern diese nicht bereits unter „Wasserkosten“ abgerechnet wurden), sowie Kosten für die Wartung.
- Sonstige Kosten: Hier lohnt sich ein genauer Blick in den Mietvertrag. Denn dort muss der Vermieter bereits aufführen, welche Kosten er unter „Sonstige Kosten“ zukünftig abrechnen möchte. Zulässig sind nur regelmäßig wiederkehrende und notwendige Kosten, beispielsweise die Kosten für eine Reinigung der Dachrinne. Möchte Euer Vermieter unter „Sonstige Kosten“ aber Sachen abrechnen, die nicht im Mietvertrag erwähnt werden, ist das nicht rechtens.
Nebenkostenabrechnung – auf diese häufigen Fehler solltet Ihr achten
Damit die Nebenkostenabrechnung gültig ist, müssen Vermieter einiges beachten – und nicht wenige Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft und damit ungültig. Die Abrechnung kann zunächst formelle Mängel aufweisen. Denn: Damit der Mieter seine Abrechnung prüfen kann, müssen laut BGB gewisse Angaben gewährleistet sein. Klassische Fehler hierbei sind:
- Keine eindeutige Angabe der Wohnung mit Lage im Haus, Türnummer und Anschrift.
- Unklare Angaben zum Versender: Der Vermieter muss klar im Briefkopf aufgeführt sein. Wird das Schreiben durch eine Hausverwaltung versendet, die dem Mieter bis dato unbekannt war, muss eine Vollmacht beigelegt sein.
- Falscher Abrechnungszeitraum: Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate. Ein längerer Zeitraum ist nicht zulässig, ein kürzerer nur in Sonderfällen, zum Beispiel, wenn nach Kalenderjahr abgerechnet wird, der Mieter aber unter dem Jahr einzieht.
- Frist nicht eingehalten: Der Vermieter muss die Jahresabrechnung bis spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes an die Mieter verschicken – entscheidend ist das Datum, an dem die Rechnung bei den Mietern im Briefkasten liegt.
- Nebenkostenabrechnung ist undurchsichtig: Ein normaler Mieter muss seine Nebenkostenabrechnung nachvollziehen können – auch ohne juristische Bildung. Deshalb muss der Vermieter angeben, wie hoch die Gesamtkosten sind, wie der Verteilerschlüssel gestaltet ist, und welche Kosten vom Mieter bereits in Form von zum Beispiel Vorauszahlungen geleistet wurden.
Weist Eure Abrechnung einen dieser Fehler auf, oder fehlt eine Angabe, muss der Vermieter den Fehler innerhalb von 12 Monaten korrigieren – andernfalls hat er keinen Anspruch auf Nachzahlungen. Aber Nebenkostenabrechnungen können darüber hinaus auch inhaltliche Fehler aufweisen.
- Falsche Nebenkosten angesetzt: Nur die im gesetzlichen Betriebskostenkatalog (siehe oben) genannten Kosten dürfen als Nebenkosten abgerechnet werden – am besten geht Ihr Posten für Posten durch. Unter „Sonstige Kosten“ dürfen, wie bereits erwähnt, ausschließlich die im Mietvertrag aufgeführten Kostenpunkte abgerechnet werden – und auch nur, wenn diese notwendig sind und regelmäßig anfallen.
- Nur die Hausgeldabrechnung an den Mieter weitergereicht: Gerade bei privaten Vermietern kommt es gerne vor, dass einfach die Hausgeldabrechnung als Nebenkostenabrechnung an die Mieter weitergegeben wird. Darin verstecken sich aber auch Kosten, die der Mieter nicht tragen muss - das ist deshalb unzulässig.
- Falscher Verteilerschlüssel: Wie die Kosten verteilt werden – ob nach Wohnfläche, Anzahl der Personen, oder einfach nach Wohneinheit – sollte im Mietvertrag angegeben sein. Ihr könnt überprüfen, ob Euer Vermieter den entsprechenden Verteilerschlüssel angewendet hat. Findet Ihr dort keinen Vermerk, wird grundsätzlich nach Wohnfläche abgerechnet. In diesem Fall sollten Ihr nachprüfen, ob die richtige Wohnungsgröße in der Abrechnung aufgeführt ist, da eine fälschlich zu groß angegeben Wohnung höhere Nebenkosten bedeutet. Nur Heiz- bzw. Warmwasserkosten werden individuell abgerechnet. Achtung: Laut Verordnung dürfen nur 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest darf sich an der Personenzahl, Wohneinheit oder Wohnfläche orientieren.
- Kosten für Leerstand auf Mieter abgewälzt: Steht eine Wohnung für einen gewissen Zeitraum leer, muss der Vermieter die Betriebskosten dafür selbst zahlen – die anderen Mieter müssen nicht anteilig dafür aufkommen.
- Gewerbe nicht getrennt abgerechnet: Betriebskosten für Gewerbeeinheiten sind oftmals höher als für Wohneinheiten. In Mischgebäuden muss also beides getrennt abgerechnet werden.
- Das Grundgebot der Wirtschaftlichkeit nicht beachtet: Euer Vermieter muss stets wirtschaftlich handeln. Weichen zum Beispiel die Gas- und Öltarife Eures Wohnhauses stark nach oben vom Mittel des derzeitigen Marktpreises ab, oder schließt Euer Vermieter unnötig teure Versicherungen ab, könnt Ihr durch Vorlage von günstigeren Vergleichsangeboten dagegen vorgehen. Ob Euer Vermieter unwirtschaftlich gehandelt hat, könnt Ihr feststellen, indem Ihr die Nebenkostenabrechnungen mehrerer Jahre vergleicht. Fällt Euch bei einem Kostenpunkt ein starker Anstieg auf, den Ihr nicht nachvollziehen könnt, lohnt es sich, die Belege anzufordern und zu überprüfen.
Fehlerhafte Abrechnung? Das solltet Ihr jetzt tun
Einsicht in die Belege anzufordern ist allgemein der erste Schritt, den Ihr machen solltet, wenn Ihr den Verdacht habt, dass Eure Abrechnung fehlerhaft ist. Am besten macht Ihr das zeitnah und zusammen mit dem schriftlichen Einlegen von Einspruch.
Wichtig: Auch trotz Einspruchs solltet Ihr die Nebenkostenabrechnung zunächst bezahlen. Denn: Entscheidet bei einem Rechtsstreit das Gericht gegen den Mieter, könnte dieser in einem solchen Fall aufgrund unbeglichener Forderungen aus der Wohnung geworfen werden. Außerdem fallen dann zusätzlich noch Verzugszinsen an. Ihr seid deshalb auf der sichereren Seite, wenn Ihr den Betrag erst einmal begleicht und dann das Geld zurückfordert.
fso
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